Wanneer je op de blauwe knop met het plusje klikt kom je op de pagina waar je een kandidaat kan aanmaken.
Je komt in een scherm terecht dat bestaat uit drie verschillende stappen.
Stap 1: gegevens invullen kandidaat
Bij stap 1 vul je de primaire gegevens van de kandidaat in zoals hierboven in de afbeelding te zien is. Dit betreffen de persoonsgegevens van de kandidaat, maar ook bijvoorbeeld aan welke adviseur je de kandidaat wilt koppelen of welke normgroep je wilt hanteren voor de rapporten van de kandidaat (zie rapportagedoelstelling).
TIP: Je kan de adviseur later ook nog wijzigen. Je kan bijvoorbeeld eerst jezelf adviseur maken en de kandidaat later aan een andere adviseur koppelen.
Wanneer je ook direct de taken wilt toewijzen aan de kandidaat, klik je op de volgende knop.
Wanneer je op opslaan klikt wordt de kandidaat opgeslagen en kun je op een later moment een taak toewijzen en een uitnodiging versturen. Zie paragraaf 6.3 en 6.4 voor een verdere uitleg wanneer je aan kandidaten op een later moment taken wilt uitnodigen of taken wilt toewijzen. Wanneer je klikt op annuleren wordt er niets opgeslagen.
TIP: Mocht je per ongeluk het e-mailadres van de kandidaat verkeerd hebben ingevuld, dan heb je de mogelijkheid om dit aan te passen. Als de uitnodiging naar de kandidaat al verstuurd is naar het foutieve e-mailadres, dan zal de kandidaat op het nieuwe e-mailadres een e- mail krijgen om de wijziging naar het (nieuwe) e-mailadres te accepteren.
Stap 2: toewijzen assessment, assessment programma of proces
Tijdens het aanmaken van de kandidaat selecteer je bij stap 2 het gewenste proces, assessment of assessment programma dat je wilt toewijzen aan de kandidaat. Als je één van de drie opties selecteert, zullen alle beschikbare processen, assessments of assessment programma’s in beeld komen.
Om een losse test of vragenlijst, zoals de Werkgerelateerde Persoonlijkheidsvragenlijst (WPV), toe te wijzen selecteer je Assessments. Wanneer je een testprogramma wilt toewijzen, zoals de Loopbaanscan, selecteer je Assessment Programs. Om een proces toe te wijzen aan een kandidaat selecteer je Processen. Wanneer je in jouw omgeving nog geen processen hebt gebouwd / gepubliceerd, zal het overzicht met Processen leeg zijn.
Taal instellingen bij het toewijzen Je kunt een assessment ook makkelijk in een bepaalde taal vinden door een taal te selecteren.
Wanneer je het gewenste assessment of proces gevonden hebt, klik dan op de knop ´selecteren´. Je kunt meerdere assessments en processen aan een kandidaat toewijzen. Wanneer je het assessment wilt deselecteren, klik je op het kleine kruisje dat naast de naam van het assessment staat.
Stap 3: Kandidaat uitnodigen
Vervolgens klik je rechts onderin op ‘’Volgende’’ om bij stap 3 een uitnodigingsmail naar de kandidaat te sturen.
Bij stap 3 kies je welk e-mailtemplate je wilt gebruiken om als uitnodigingsmail naar de kandidaat te sturen. Vervolgens zie je een voorbeeld van de e-mail die verstuurd gaat worden.
Daarnaast kan je ook een Herinneringsmail instellen. Stel de gewenste datum in en selecteer het gewenste e-mailtemplate. Op de ingestelde datum zal om 08:00 uur in de ochtend automatisch een herinneringsmail gestuurd worden naar de kandidaat.
Let op: de link naar het Assessment Platform wordt met een # weergegeven in het voorbeeld van de e-mail.
Direct uitnodigen staat standaard aangevinkt. Kies je ervoor om nu geen uitnodigingsmail naar de kandidaat te sturen? Zet het vinkje dan uit. Je krijgt dan de mogelijkheid om de kandidaat op een later moment uit te nodigen. Zie paragraaf 6.3 en 6.4 voor een uitleg hoe je een kandidaat een assessment, assessment programma of proces kan toewijzen en hiervoor kan uitnodigen.
Uitnodigingsmail
Wanneer je een uitnodigingsmail naar een kandidaat stuurt, ontvangt de kandidaat een mail met een link waarmee deze een wachtwoord in kan stellen. Vervolgens krijgt de kandidaat toegang tot een eigen account, waarin deze alle toegewezen taken kan zien en starten. De kandidaat kan pas aan de slag wanneer deze een uitnodigingsmail heeft ontvangen en daarmee een wachtwoord heeft ingesteld voor het account.
TIP: Wil je graag een eigen e-mail template instellen? Kijk in het hoofdstuk ’E-mail templates’ in deze handleiding hoe je dit kunt doen.
Rapportinstellingen en zichtbaarheid
Bij stap 3 heb je verder de mogelijkheid om te bepalen voor wie de resultaten als eerste beschikbaar worden gesteld: aan de deelnemer, aan de adviseur, of aan beiden tegelijkertijd. Daarnaast kun je ook per rapport een andere rapportagedoelstelling (referentiegroep) instellen en kun je kiezen tussen de verschillende versies en talen van de rapporten die beschikbaar zijn.
Klik op opslaan om de instellingen op te slaan en de uitnodigingsmail te versturen. De kandidaat kan nu aan de slag!
