Compétences et conseils de développement : compétences de communication

Dans cet article, nous décrivons la compétence « compétences de communication », ainsi que sa développabilité, les objectifs de développement, les actions de développement et les indicateurs comportementaux. Vous pouvez les utiliser pour un plan de développement personnel (PDP).

Lisez également les autres compétences et conseils de développement : capacité d'influence, capacité conceptuelle, orientation organisationnelle, capacité d'organisation, orientation personnelle et capacité relationnelle.

Compétences conversationnelles

Compétence

La capacité d'échanger des informations et de communiquer oralement avec les autres de manière claire.

Développabilité

Pour communiquer clairement et distinctement avec les autres, il faut d'abord savoir exactement ce que l'on veut dire. Vous pouvez développer cette habileté en vous préparant bien à un entretien et à la manière dont vous allez transmettre le message.

Cette compétence est très développable et exige de vérifier régulièrement auprès des autres si le message a bien été compris.

Objectif

Définissez votre objectif à partir des situations dans lesquelles vous souhaitez échanger des informations clairement. Réfléchissez aux situations passées dans lesquelles vous n'avez pas suffisamment su communiquer clairement.

Actions de développement

Quelles actions concrètes allez-vous entreprendre, et quand, réparties selon les quatre modes d'apprentissage ?

Apprendre par les connaissances

Il existe une grande quantité d'informations sur les compétences conversationnelles dans les livres, sur Internet ou dans des formations. On trouve donc toujours quelque chose qui convient sur le plan du ton et du contenu. Quelques exemples :

Livres

On peut apprendre à communiquer, E. Pijs
Compétences communicatives, L. Crutzen et M. Munnecom

Formations

Il existe diverses formations aux méthodes d'entretien : techniques d'interview, prise de parole, etc.

Apprendre par l'imitation

Recherchez des réunions et des présentations et observez comment les autres transmettent leur message. Sont-ils clairs et concrets ? Comprenez-vous ce qu'ils veulent dire ? Avant un entretien ou une réunion, demandez-leur quelles informations ils souhaitent échanger. Écoutez comment ils ouvrent leur propos, s'il y a un message central, et comment ils le concluent.

Apprendre par l'expérimentation

Recherchez une situation dans laquelle il est important d'être clair dans ce que vous dites. Commencez, par exemple, par un entretien en tête-à-tête, puis élargissez progressivement à une réunion. Continuez à vous challenger en recherchant des situations plus difficiles, par exemple formuler un problème délicat ou expliquer une idée personnelle à un groupe de personnes.

Apprendre par la prise de conscience

Posez-vous des questions, et posez-en aux autres, après avoir expérimenté. Demandez du feedback : mon propos était-il clair, et correspond-il à ce que je voulais dire ?

S'il s'avère que ce n'est pas le cas, essayez d'identifier où vous n'avez pas été clair.

Énoncés

Laisse de la place pour poser des questions et répond à ces questions.
Montre de l'enthousiasme dans l'entretien et est à l'aise.
Paraît sincère et crédible pendant l'entretien.
Adapte son langage à l'interlocuteur.
Exprime ses pensées de manière claire et compréhensible.
Arrive bien à mettre des idées en mots ; dispose d'un vocabulaire étendu.
Fait des synthèses pour prévenir les malentendus dans la communication.
Aborde l'autre ouvertement et n'a pas d'agenda caché.
Est capable, pendant l'entretien, de distinguer l'essentiel de l'accessoire.
Tient le fil conducteur ; ne s'écarte pas trop du sujet pendant l'entretien.
Utilise des exemples pour rendre l'entretien plus clair pour l'autre.
Propose une bonne introduction et une bonne conclusion pendant un entretien.
A une articulation claire et une intonation vivante.
Laisse à l'autre de la place pour parler et prend lui-même la parole.
Parle une langue claire et standard.
Rend clair ce que l'on peut attendre et ce que l'on ne peut pas attendre.
Garde l'objectif à l'esprit pendant l'entretien.
Utilise la bonne structure d'entretien pendant la conversation.
Est capable, pendant l'entretien, de passer fluidement à un autre sujet.
Sait aborder la relation aux moments appropriés.
Sait donner un feedback négatif de manière appropriée.
Ose confronter.

Compétences d'écoute

Compétence

La capacité d'extraire l'essentiel de la parole et d'encourager l'autre à transmettre son message.

Développabilité

Les compétences d'écoute sont une compétence relativement facile à développer. Cela tient surtout au fait qu'il s'agit d'une habileté — une habileté qui s'apprend principalement en la pratiquant et en se mettant délibérément à mieux écouter.

Objectif

Établissez pour vous-même dans quelles situations vos compétences d'écoute sont insuffisantes ou l'ont été. Demandez-le aussi aux autres, car ils peuvent souvent mieux indiquer quand ils se sentent incompris ou pas vraiment entendus. Lorsque vous commencez à développer cette compétence, vous pouvez mesurer vos progrès en continuant à demander du feedback.

Actions de développement

Quelles actions concrètes allez-vous entreprendre, et quand, réparties selon les quatre modes d'apprentissage ?

Apprendre par les connaissances

Il existe une grande quantité d'informations sur les compétences d'écoute dans les livres, sur Internet ou dans des formations. On trouve donc toujours quelque chose qui convient sur le plan du ton et du contenu. Quelques exemples :

Livres

De nombreux livres ont été écrits sur les compétences conversationnelles, dont les compétences d'écoute font partie. Quelques exemples :

Il y a toujours quelque chose !, Tjeu van Heck et Jeu Consten
Entretiens individuels efficaces, Marike van den Berg

Internet

http://www.rug.nl/noordster/mondelingevaardigheden/voorstudenten/luisteren
http://www.lichaamstaal.nl/manager/actief_luisteren.html

Formations

Les compétences d'écoute sont une habileté qui se développe bien dans une formation pratique. Les compétences d'écoute sont abordées dans presque toutes les formations relatives aux compétences conversationnelles.

Apprendre par l'imitation

Observez autour de vous les personnes qui ont de bonnes compétences d'écoute. Par exemple, des personnes avec lesquelles vous vous sentez vous-même à l'aise et dont vous avez le sentiment qu'elles vous écoutent vraiment. Regardez comment une telle personne réagit dans un entretien et demandez-lui aussi comment elle aborde une conversation et de quelle manière elle encourage l'autre à transmettre son message. Comment extrait-elle l'essentiel de ce que l'autre dit ? Cela peut donner des conseils utiles que vous pourrez reprendre et utiliser vous-même.

Apprendre par l'expérimentation

Appliquez en pratique les conseils et les idées que vous avez tirés des livres, des formations et de l'observation des autres. Essayez ce qui vous convient et demandez du feedback aux autres.

Apprendre par la prise de conscience

Réfléchissez à ce qui vous empêche d'écouter vraiment les autres. Êtes-vous trop impatient, ne laissez-vous pas les gens aller au bout de leur propos, vous forgez-vous trop vite une opinion (« … il ne me faut qu'un mot… ») ? Voyez si vous pouvez lever ces causes d'une écoute plus faible. En outre, il est important de réfléchir à ce que vous avez appris. Demandez-vous pourquoi certains conseils fonctionnent pour vous et pourquoi d'autres non. Vous pouvez ainsi améliorer consciemment vos compétences d'écoute.

Énoncés

Distingue les faits des allégations et des opinions.
Fait preuve d'écoute active envers l'autre et répond avec soin.
Montre qu'il écoute le contenu de l'entretien.
Pose des questions ciblées pour encourager quelqu'un à raconter son histoire.
Écoute activement les autres ; saisit ce que l'autre dit.
Encourage l'autre à poursuivre son récit par des petits sons d'acquiescement, des hochements de tête, de brèves confirmations.
Montre de l'intérêt pour ce que l'autre a à dire.
Fait un résumé des sentiments de l'autre, distinct du contenu.
Confronte l'autre aux incohérences de son récit.
Filtre les bonnes informations de l'entretien.
Se laisse guider dans l'entretien par ce que l'autre dit ; reste sur le sujet.
Pose des questions de suivi jusqu'à ce que le message soit clair.
Aide l'autre à raconter son histoire en posant des questions de manière structurée.
Pose des questions ouvertes.
Est capable, en posant les bonnes questions, de faire émerger l'information souhaitée.
Fait preuve de patience ; n'interrompt pas l'autre.
Structure l'entretien en posant des questions et en faisant des synthèses.
Apporte de la clarté au récit de l'autre.
Est capable de résumer de manière concise ce que l'autre dit.

Compétences de présentation

Compétence

La capacité de transmettre oralement des informations à un groupe de manière claire et structurée.

Développabilité

Les compétences de présentation sont une compétence relativement facile à développer. Il s'agit surtout d'une habileté, qui a moins à voir avec la capacité intellectuelle ou des traits de personnalité figés. Les personnes timides peuvent également apprendre à bien présenter.

Objectif

Définissez votre objectif en précisant pour quelles présentations, et pour quels publics cibles, vous souhaitez présenter efficacement. Comment allez-vous le mesurer ? Par exemple, distribuez des formulaires d'évaluation avant votre présentation.

Actions de développement

Quelles actions concrètes allez-vous entreprendre, et quand, réparties selon les quatre modes d'apprentissage ?

Apprendre par les connaissances

Il existe une grande quantité d'informations sur les compétences de présentation dans les livres, sur Internet ou dans des formations. On trouve donc toujours quelque chose qui convient sur le plan du ton et du contenu. Quelques exemples :

Livres

Présenter, c'est une affaire de personnes, André de Waal
Présentation professionnelle, Floor Hilgers et Jan Vriens
Les présentations pour les nuls, Malcolm Kushner

Internet

http://www.r20.nl/boek_Presentatietips.htm
http://presentatievaardigheden.uvt.nl/
http://www.lichaamstaal.nl/presentatie.html

Formations

Une large offre de cours et de formations est proposée dans le domaine des compétences de présentation, notamment par ORGA.

Apprendre par l'imitation

Essayez de voir autant d'orateurs que possible et d'assister à autant de présentations que vous le pouvez.

Évaluez les orateurs. Qu'avez-vous trouvé réussi et qu'est-ce qui l'était moins ? Comparez cela avec votre propre manière de faire. Que faites-vous autrement, que ne faites-vous pas, que faites-vous bien ?

Qu'est-ce que vous pouvez en apprendre ? Quelles erreurs voulez-vous éviter ?

Prenez-en note.

Apprendre par l'expérimentation

Dans la période à venir, recherchez autant d'occasions de présenter que possible. Commencez par des présentations relativement sûres — par exemple devant des connaissances ou des collègues proches. Agrandissez progressivement le public.

Expérimentez délibérément ; essayez des choses. Faites autrement que ce à quoi vous étiez habitué. Que pouvez-vous appliquer à partir des exemples que vous avez vus ? Qu'avez-vous lu dans vos livres ?

Apprendre par la prise de conscience

Posez-vous des questions après avoir expérimenté. Qu'est-ce qui a bien fonctionné, qu'est-ce qui a moins bien fonctionné ? Demandez des évaluations ; ouvrez-vous au feedback. Il est également conseillé d'emmener un coach (ami ou collègue) à vos présentations. Demandez du feedback ensuite et analysez vos présentations ensemble. Suivez les recommandations lors d'une prochaine expérimentation.

Énoncés

Montre lui-même de l'enthousiasme pendant la présentation.
Construit la présentation de manière structurée et logique.
Paraît suffisamment détendu pendant la présentation.
Établit le contact avec le public pendant la présentation.
Au début de la présentation, indique l'objectif et la structure du propos.
S'appuie sur ses propres expériences pour rendre les présentations prenantes.
Utilise le bon rythme et est intelligible.
S'exprime clairement à l'oral ; donne une vue d'ensemble claire des informations nécessaires.
Se prépare bien à la présentation ; se met à la place du public.
Utilise efficacement les supports pendant la présentation.
Surveille le temps pendant la présentation.
Vérifie pendant la présentation si le propos est clair et si le public peut suivre.
Laisse de la place aux questions pendant la présentation.
Répond aux questions avec soin et ouverture.
Adapte le langage et le contenu au public.
Utilise des pauses pour créer de la tension.
Présente avec une articulation claire et de la vivacité.
Sent l'ambiance dans le groupe et ajuste son comportement en conséquence.
Montre qu'il capte les signaux du public.
Rend la présentation prenante en utilisant l'humour.
Trouve un bon équilibre pendant la présentation entre le fil conducteur et les détails.

Compétences rédactionnelles

Compétence

La capacité de communiquer de manière écrite, correcte et claire.

Développabilité

Il est assez facile de développer la compétence des compétences rédactionnelles jusqu'à un certain niveau. Bien sûr, cela aide d'avoir le sens de la langue. Les personnes qui lisaient beaucoup autrefois, ou qui lisent beaucoup aujourd'hui, ont souvent un vocabulaire plus étendu.

Objectif

Définissez votre objectif. Dans quelles situations souhaitez-vous développer vos compétences rédactionnelles ? Comment allez-vous le mesurer ? Faites relire et corriger vos textes par d'autres personnes qui maîtrisent bien l'orthographe. Demandez aussi du feedback sur la clarté, la structure, l'exhaustivité, etc.

Actions de développement

Quelles actions concrètes allez-vous entreprendre, et quand, réparties selon les quatre modes d'apprentissage ?

Apprendre par les connaissances

Il existe une grande quantité d'informations sur les compétences rédactionnelles dans les livres, sur Internet ou dans des formations. On trouve donc toujours quelque chose qui convient sur le plan du ton et du contenu. Quelques exemples :

Livres

Comment ça s'écrit ?, Jolanda Bouman
Mieux rédiger des documents, Natasja Loomans

Internet

http://www.schrijfvaardigheid.nl/
http://taaladvies.net/

En outre : lire des journaux, des magazines, des livres, etc. pour développer votre sens de la langue et votre vocabulaire. Utilisez un dictionnaire. Jouez à des jeux qui peuvent développer votre sens de la langue, comme le Scrabble, le Boggle, le Lingo, les jeux d'empilement de mots, etc.

Apprendre par l'imitation

Développez cette compétence en lisant des textes écrits par d'autres et en regardant comment ils sont structurés. Demandez aux autres comment ils se préparent, quelle approche ils utilisent, comment ils créent de la structure, comment ils déterminent ce qui est pertinent, et ainsi de suite. Demandez aussi le raisonnement qui sous-tend tout cela. Ou : rédigez un rapport ou un compte rendu avec des personnes qui sont douées pour cela, afin d'apprendre les uns des autres et de mieux cerner vos propres besoins de développement.

Apprendre par l'expérimentation

Il existe d'innombrables situations dans lesquelles vous pouvez expérimenter la rédaction de textes. Par exemple : prendre des notes pendant des réunions et les rédiger, gérer votre propre correspondance, envoyer des e-mails de manière délibérée, transmettre des informations par écrit, rédiger des comptes rendus d'entretien, rédiger des devis.

Expérimentez dans ce cadre ce que vous avez retenu par l'imitation.

Apprendre par la prise de conscience

Essayez de vous mettre à la place du lecteur pendant que vous écrivez : qui va lire votre texte, qu'est-il pertinent pour cette personne de lire ? Relisez votre propre texte avec les yeux de quelqu'un qui ne connaît pas ce que vous décrivez. Serait-ce également clair pour cette personne ?

Utilisez le correcteur d'orthographe de l'ordinateur et apprenez-en. Utilisez aussi le correcteur grammatical. Quelles phrases sont formulées de manière peu claire ? Il y a peut-être un schéma à découvrir. Les phrases de plus de deux lignes, par exemple, sont souvent peu claires pour un lecteur. Posez-vous aussi des questions : quels textes, quelles lettres, etc. vous posent problème ? Qu'est-ce qui rend cela difficile pour vous ? De quoi avez-vous besoin pour vous développer ? S'agit-il de la clarté, de la concision, de la structure, etc. ?

Demandez du feedback aux autres.

Énoncés

Utilise une grammaire, un choix de mots et une orthographe corrects.
Écrit de manière lisible, claire et distincte.
Rédige des textes cohérents.
Utilise les formes de politesse appropriées ; sait trouver le bon ton.
Les textes écrits ont une structure logique et sont clairs.
Formule de manière concise ; ne fait pas de phrases trop longues.
Transmet l'essentiel de manière concise dans les synthèses.
Adapte son langage au lecteur.
Varie le choix des mots ; dispose d'un vocabulaire étendu.
Met bien et rapidement ses pensées sur papier.
Rédige des comptes rendus complets et clairs.
Retravaille les textes de manière autonome jusqu'à un bon résultat final.
Tient bien le fil dans un récit écrit ; ne se perd pas dans les détails.
Est capable, dans un texte, de transmettre un message clairement.
Utilise un langage vivant et imagé.
Utilise des exemples vivants dans les textes écrits pour étayer le récit.