Compétences et conseils de développement : capacité d'organisation

Ce domaine recouvre les compétences liées à la structuration et à l'organisation de votre propre travail et de celui des autres, ainsi qu'au maintien du contrôle sur ce travail. Vous pouvez utiliser ces compétences et descriptions pour un plan de développement personnel (PDP).

Lisez également les autres compétences et conseils de développement : capacité d'influence, compétences de communication, capacité conceptuelle, orientation organisationnelle, orientation personnelle et capacité relationnelle.

Délégation

Compétence

Être capable de transmettre le travail à d'autres de manière ciblée.

Développabilité

Plusieurs facteurs jouent un rôle dans la délégation de tâches à d'autres. Pour pouvoir déléguer, vous avez d'abord besoin de confiance et du courage de lâcher prise et de laisser les collaborateurs travailler de manière autonome sur des tâches. En outre, il est important de porter une appréciation solide (quelle tâche peut être confiée à qui). Étroitement liés à cela sont votre jugement et le contrôle de l'avancement. Une transmission ciblée exige également que le manager communique clairement ce qui est exactement attendu des autres et qu'il passe des accords sur un feedback régulier.

Objectif

Définissez votre objectif en termes de ce que vous pouvez déléguer et de la manière dont vous pourriez transmettre le travail. Évaluez pour vous-même dans quelles situations vous avez eu du mal à déléguer par le passé.

Actions de développement

Quelles actions concrètes allez-vous entreprendre, et quand, réparties selon les quatre modes d'apprentissage ?

Apprendre par les connaissances

Il existe une grande quantité d'informations sur le thème de la délégation dans les livres, sur Internet ou dans des formations. Il y a donc toujours quelque chose à trouver qui convient tant sur le plan du ton que du contenu. Quelques exemples :

Livres

Déléguer, John Payne et Shirley Payne
Réussir avec des équipes autonomes, Richard Y. Chang

Internet

http://www.leren.nl

Formations

Il existe diverses formations sur le leadership et la délégation ; pour plus d'informations, contactez info@ixly.nl.

Apprendre par l'imitation

Trouvez un collègue connu pour donner aux collaborateurs de l'espace pour réaliser leurs tâches. Comment répartit-il ou elle le travail entre les collaborateurs ? Quelles activités transmet-il ou elle et lesquelles réalise-t-il ou elle personnellement ? Demandez quelles considérations entrent en jeu lors de la délégation.

Apprendre par l'expérimentation

Faites pour vous-même un aperçu des activités que vous pouvez transmettre à d'autres. Vous pouvez impliquer activement vos collaborateurs dans la délégation en leur demandant quelles activités ils aimeraient réaliser. Essayez de répartir le travail de manière équilibrée et veillez à ce que les tâches tournent. Rendez-vous progressivement la tâche plus difficile en transmettant des tâches complexes ou des tâches que vous aimez personnellement. Pendant votre temps libre, vous pouvez rechercher des situations où lâcher prise est important : par exemple, allez une fois plonger et abandonnez le contrôle.

Apprendre par la prise de conscience

Discutez avec les collaborateurs des résultats du travail qu'ils ont réalisé. Qu'est-ce qui s'est bien passé, qu'est-ce qui ne s'est pas bien passé, comment cela s'est-il produit, et comment pouvez-vous l'éviter ? Laissez la responsabilité de résoudre ce qui s'est moins bien passé aux collaborateurs eux-mêmes. Regardez aussi vos pièges et demandez du feedback aux autres.

Énoncés

Transmet autant que possible les tâches que d'autres peuvent réaliser.
Indique par des consignes comment la mission peut être réalisée.
Transmet le travail de manière claire et structurée.
Transmet toutes les informations relatives à la mission déléguée.
Garde la maîtrise et demande du feedback.
Contrôle l'avancement et intervient en temps utile si les délais ne sont pas respectés.
Délègue en temps utile et veille à ce que la mission déléguée soit réalisable.
Demande du feedback sur la mission déléguée.
Indique clairement de quelle marge de décision le collaborateur dispose.
Donne aux collaborateurs suffisamment de marge de décision et de ressources pour atteindre leurs propres objectifs.
Confie les dossiers aux bonnes personnes, en tenant compte des capacités et des caractéristiques du collaborateur.
Offre la possibilité d'un soutien lors de la délégation.
Rend claire l'importance de la mission déléguée et motive ainsi.
Lors de la délégation, esquisse le contexte dans lequel la mission doit être réalisée.

Planification et organisation

Compétence

Être capable de planifier et d'organiser des activités et du travail.

Développabilité

Cette compétence est relativement facile à développer, car elle concerne principalement l'habileté à fixer des objectifs et des priorités, à créer de la structure et à ajuster des plans.

Objectif

Définissez votre objectif en termes de situation et de mesure dans lesquelles vous souhaitez développer vos compétences de planification. Une fois que vous avez obtenu un éclairage sur vos points faibles concernant cette compétence, vous pouvez aussi vous fixer des sous-objectifs, par exemple développer spécifiquement votre contrôle de l'avancement. Vous pouvez mesurer vos progrès sur cette compétence en demandant du feedback aux autres, ou en mesurant combien de choses tournent mal dans votre travail et peuvent être ramenées à vos compétences de planification.

Actions de développement

Quelles actions concrètes allez-vous entreprendre, et quand, réparties selon les quatre modes d'apprentissage ?

Apprendre par les connaissances

Il existe une grande quantité d'informations sur le thème de la planification et de l'organisation dans les livres, sur Internet ou dans des formations. Il y a donc toujours quelque chose à trouver qui convient tant sur le plan du ton que du contenu. Quelques exemples :

Livres

Guide de la planification en 10 minutes, Edwin Bobrow
Le temps de votre vie, Ron Witjas, 2003

Formations

Gestion du temps (ORGA), gestion de projet

Apprendre par l'imitation

Prenez avec quelqu'un qui a une forte capacité d'organisation la responsabilité de planifier une activité ou un projet. Fixez des objectifs ensemble et discutez de l'avancement l'un avec l'autre, afin d'obtenir une vision claire de la manière dont cette personne planifie, des outils qu'elle utilise et des aspects dont elle tient compte lors de la planification. Observez aussi et apprenez de personnes qui sont fortes dans cette compétence, ou accompagnez quelqu'un dont le travail exige beaucoup d'habileté organisationnelle, comme une secrétaire, un(e) assistant(e) de direction, un chef de projet ou un organisateur d'événements.

Apprendre par l'expérimentation

Recherchez des situations dans lesquelles vous prenez la responsabilité d'organiser et de planifier des choses. Exemples : planifier un projet, organiser une réunion de travail ou un atelier, une sortie d'entreprise ou un plan d'études. Pendant votre temps libre, vous pourriez prendre en charge l'organisation d'un séjour, d'un tournoi sportif, d'une fête ou d'une réunion de famille. Demandez du feedback aux autres. Utilisez aussi des outils tels que : un agenda, des listes de tâches, un surligneur pour barrer les points terminés, une montre ou des systèmes de classement.

Apprendre par la prise de conscience

Posez-vous des questions telles que : Qu'est-ce qui pourrait me rendre la planification difficile ? Sur quelle base est-ce que je fixe des priorités ? Qu'est-ce qui s'est bien passé et qu'est-ce qui s'est moins bien passé dans une activité que j'ai organisée ? Que font les autres qui planifient bien ? En outre, les questionnaires de personnalité, les tests d'aptitude et les simulations de planification donnent un éclairage sur vos points forts et vos points faibles à cet égard.

Énoncés

Fixe des priorités et tient compte de l'importance et de l'urgence.
Fait une estimation correcte de la quantité de temps que les activités exigent.
Ajuste les priorités et les plans lorsque c'est nécessaire.
Traduit les analyses en un plan d'action exécutable.
Élabore un plan d'action réaliste, réalisable et complet.
Indique ce qui est nécessaire pour exécuter un plan d'action (budgets, personnes, informations et ressources).
Formule des objectifs spécifiques et mesurables pour lui-même et/ou pour d'autres.
Travaille de manière structurée et planifiée, avec des objectifs clairs et concrets.
A une approche structurée et planifiée qui est aussi transparente pour les autres.
Structure l'information et crée une vue d'ensemble pour les autres.
Crée de la structure dans le flux de travail et établit des procédures.
Identifie les goulets d'étranglement dans les plans et les aperçus et agit en conséquence.
A une vue d'ensemble et peut réaliser différentes tâches et responsabilités en même temps.
Structure la communication interne et externe.
Prend l'initiative d'organiser les processus administratifs.
Fournit rapidement et en temps utile des informations de gestion.
Peut tout retrouver rapidement au poste de travail et a une vue d'ensemble.
Vérifie les aperçus et détecte les erreurs.
Utilise des plannings pour planifier et organiser.
Tient compte des exigences et souhaits spécifiques dans la planification.

Contrôle de l'avancement

Compétence

Être capable d'assurer le suivi des choses une fois qu'elles ont été lancées et de contrôler l'avancement.

Développabilité

Le contrôle de l'avancement est une compétence qui se développe bien, car il ne s'agit pas tant de pouvoir ou de ne pas pouvoir, mais surtout de faire ou de ne pas faire. Cela a à voir avec le fait de fixer les bonnes priorités dans votre travail. En outre, il est certainement aussi important d'établir quand et comment l'avancement est contrôlé, afin que des accords clairs puissent être passés à ce sujet.

Objectif

Déterminez pour vous-même, autant que possible en concertation avec votre propre manager et avec des personnes de votre équipe, quand et dans quelle(s) situation(s) on attend davantage de contrôle de l'avancement de votre part et pourquoi on l'attend davantage de vous. Déterminez aussi comment vous mesurerez si vous avez développé la compétence de contrôle de l'avancement. Par exemple, en augmentant le pourcentage de projets terminés dans le délai fixé.

Actions de développement

Quelles actions concrètes allez-vous entreprendre, et quand, réparties selon les quatre modes d'apprentissage ?

Apprendre par les connaissances

Livres

Il n'existe pas de livres spécifiques sur le contrôle de l'avancement ; toutefois, ce sujet est traité dans la plupart des livres sur la planification et/ou la gestion de projet.

Guide de la planification en 10 minutes, Edwin Bobrow

Internet

Un exemple de contrôle visuel de l'avancement : http://ontwikkeltips.orga-toolkit.nl/home/organisatievermogen/voortgangscontrole

Formations

Pas de formations spécifiques, mais dans la plupart des formations sur la gestion de projet et la planification et l'organisation, le thème du contrôle de l'avancement sera abordé.

Apprendre par l'imitation

Regardez des managers (de projet) connus pour être fortement axés sur un bon avancement — donc des managers (de projet) qui sont attentifs aux perturbations de l'avancement et dont les projets ou autres activités planifiées sont presque toujours terminés dans le délai fixé. Regardez exactement ce qu'ils font pour y parvenir, quelles interventions ils font et à quoi ils sont attentifs. Plus généralement, vous pouvez aussi observer et parler avec des personnes qui parviennent toujours à mettre en œuvre leurs plans à temps. Regardez quel comportement et quelles activités elles montrent, puis décidez pour vous-même ce que vous pourriez en reprendre.

Apprendre par l'expérimentation

Mettez en pratique les idées pour un meilleur contrôle de l'avancement que vous avez, ou que vous avez recueillies. Regardez quel effet cela a. Est-ce que cela vous aide, ou est-ce que cela joue contre vous ? Expérimentez surtout dans votre approche. Regardez par exemple l'effet d'« être tout de suite dessus » dès que les choses tournent mal, ou de seulement interroger ceux qui exécutent un projet sur l'avancement.

Apprendre par la prise de conscience

Prenez le temps de lister pour vous-même les différentes approches possibles pour un meilleur contrôle de l'avancement. Ce qui fonctionne pour vous et ce qui ne fonctionne pas. Ce qui est facile à appliquer pour vous et ce qui demande plus d'effort. Demandez aussi du feedback aux autres, mais surtout prenez le temps de vous donner un feedback honnête.

Énoncés

A une vue d'ensemble des dossiers en cours et veille à ce que les délais soient respectés.
Contrôle l'avancement et agit si le plan n'est pas réalisé.
Est attentif aux signaux de perturbation dans l'avancement des choses.
Est orienté action et garde l'initiative en vue de faire avancer les choses.
Garde le résultat final à l'esprit et ne s'enlise pas dans les détails.
Vérifie régulièrement si le plan est respecté.
Garde le cap et intervient lorsque c'est nécessaire.
Se concerte régulièrement avec d'autres sur l'avancement de la planification.
Fixe des normes de qualité mesurables et vérifie dans quelle mesure ces normes sont respectées.
Compare les résultats aux prévisions et aux plans.
A une vue d'ensemble et suit pour lui-même ce qui reste à faire concernant ses propres actions et/ou celles des autres.
Demande aux autres du feedback et des rapports d'avancement.
Vérifie combien de temps est consacré aux choses et ajuste si nécessaire.
Regarde de manière critique les missions terminées et examine si les choses peuvent être réalisées plus efficacement.